Nous avons tout lieu de nous réjouir du vif intérêt manifesté par le service extérieur en réponse à notre circulaire du 25 mars 19743 concernant la création du groupe de travail «Florian» chargé d’examiner l’opportunité de certaines réformes au sein du Département. Notre espoir qu’un réel dialogue puisse s’établir entre les représentations et la Centrale n’a pas été déçu puisqu’à ce jour une quarantaine de missions et quelques postes nous ont fait part des réflexions que leur inspirait la mise sur pied de ce groupe de travail et quelques représentations nous ont laissé entendre qu’elles répondraient prochainement à notre circulaire. Nous tenons à exprimer ici nos remerciements aux représentations qui ont pris la peine de se pencher sur le problème et de nous répondre souvent par des notices très complètes. Les remarques qu’elles contiennent font l’objet d’un examen par les différentes commissions de travail du groupe «Florian» et s’avèrent très utiles pour compléter, confirmer ou au contraire corriger l’orientation des discussions au cours des séances de travail. Lorsque les travaux des commissions seront terminés, soit dans quelques mois, nous vous ferons part individuellement des commentaires qu’appellent certaines des questions soulevées dans vos lettres à la lumière des discussions, mais surtout des propositions et recommandations qui seront faites par le groupe de travail.
Si, de manière générale, nos représentations ont saisi la portée de l’exercice entrepris par le groupe «Florian», quelques-unes cependant se sont mépris sur le sens que nous avons toujours entendu lui donner. Nous insistons donc une nouvelle fois sur les objectifs que nous nous sommes assignés: ils ne consistent pas à faire des économies à n’importe quel prix au détriment des différentes activités de la Centrale et du service extérieur et de pratiquer des coupes sombres au Département. «Florian» n’est pas une «Sparkommission»; il n’a été créé ni à la demande du Département des finances, ni du Contrôle des finances, ni des Commissions parlementaires des finances. «Florian» est donc un fils légitime du Département politique, le fruit de réflexions et constatations basées sur les expériences des dernières années. Certes, les difficultés financières et les compressions budgétaires qui s’annonçaient depuis bientôt deux ans et qui ne font que s’aggraver, nous ont poussés à une réalisation plus rapide de nos projets, mais tout l’exercice repose sur un plan plus élevé et l’effort de réflexion qui a été entrepris par le groupe «Florian» a pour mission d’établir la légitimité de ses activités et d’essayer de démontrer au Parlement et à l’opinion publique le volume, le niveau et l’importance de ses prestations en faveur de la Confédération, des milieux industriels et commerciaux, du tourisme et de la culture, des Suisses de l’étranger et des Suisses de passage, etc. L’examen systématique des activités du Département sous l’angle de leur légitimité permettra de déterminer (bien entendu d’une façon très réaliste) les limites des besoins financiers et de personnel au-dessous desquelles il n’est pas possible de descendre sans porter atteinte au bon fonctionnement de notre appareil diplomatique et consulaire. Si le groupe de travail est amené au cours de son examen à constater l’inutilité ou presque de certaines activités du Département, des déficiences dans son organisation ou des gaspillages de force de travail, il sera naturellement de son devoir de corriger ces défauts et il réalisera, de ce fait, des économies financières bienvenues. Si par exemple des économies en personnel n’apportent guère une diminution des dépenses, elles permettront en revanche au Département, par une meilleure répartition des forces de travail, de mieux faire face à ses tâches avec l’effectif limité dont il dispose et qu’il ne peut espérer augmenter.
En bref, les réformes qui pourraient être adoptées par le Département sur la base des propositions qui seront faites par le groupe de travail devront conduire à un renforcement de son efficacité tenant compte des réalités ac tuelles et des impératifs à long terme de notre politique étrangère et non pas à un affaiblissement général comme ce serait inévitablement le cas s’il se trouvait forcé d’adopter à la hâte certaines réformes sous la pression des circon stances.
Les conclusions du groupe de travail constitueront la base d’un rapport qui sera élaboré à l’intention des Chambres fédérales et qui pourra éventuellement servir à l’information de l’opinion publique4. Le Département aura par là une occasion exceptionnelle de se présenter au Parlement et au public qui connaissent mal la nature véritable de ses activités et surtout les problèmes auxquels il se trouve confronté aujourd’hui et qui peuvent s’aggraver demain dans l’accomplissement de ses tâches. Ce rapport contribuera, nous l’espérons, à créer sur une base aussi large que possible ce «good-will» qui fait souvent défaut au Département politique. L’utilité souvent méconnue de l’appareil diplomatique et consulaire apparaîtra plus clairement et facilitera grandement le choix des priorités que le Conseil fédéral et le Parlement seront invités à faire sur la base du rapport préparé par le groupe de travail. L’étude à laquelle nous nous livrons sans rien laisser si possible au hasard nous permettra, d’autre part, de sortir de la défensive et de résister avec le plus de succès possible aux tentatives qui pourraient être entreprises de réduire les moyens d’action du Département par des compression budgétaires, au lieu de subir les événements qui risquent de se produire dans le domaine des restrictions de dépenses.
En ce qui concerne la méthode d’approche des problèmes, il est utile de mentionner que les commissions de travail ont reçu pour instruction d’aborder tous les problèmes sans apriorisme, c’est-à-dire d’examiner toutes les éventualités possibles pour ne retenir une solution qu’après avoir bien pesé les avantages et les inconvénients de tous les autres choix qui peuvent s’offrir.
Certaines représentations ayant exprimé l’avis que le service extérieur devrait être étroitement associé aux travaux du groupe «Florian», nous tenons à préciser qu’il n’est malheureusement pas possible, pour des raisons pratiques, d’inviter aux nombreuses réunions des commissions de travail plusieurs agents du service extérieur (depuis le début de mars en effet et jusqu’à ce jour, les commissions et le groupe de travail ont tenu 26 séances totalisant 84 heures de travail). Malgré cela, la participation du service extérieur est parfaitement possible par le biais de la correspondance avec la Centrale. Preuve en sont les nombreuses réactions déjà citées à la circulaire du 25 mars dernier. Cette forme de participation est complétée par des enquêtes faites par certaines d’entre elles. D’autres demandes vous parviendront prochainement, émanant soit des services du Département, soit de certaines commissions de travail dont les présidents ont été autorisés par le soussigné à correspondre directement avec le service extérieur pour les affaires les concernant. Nous comprenons fort bien que les questions que le groupe de travail peut être appelé à vous poser représentent pour vous un surcroît de travail non négligeable et nous vous remercions d’ores et déjà de votre collaboration qui, faut-il encore le souligner, est une condition pour la réussite de l’entreprise «Florian»5.
Pour compléter votre information, nous vous indiquons en annexe la composition des commissions de travail du groupe «Florian»6.